Uma das principais atividades econômicas do país, a exportação nada mais é do que a venda ou remessa de produtos de um país para outro.

Para se ter uma exportação bem sucedida é necessário um bom planejamento e seguir o fluxo e as normas necessárias.

9 Principais documentos necessários para a exportação

Conhecer quais são os Documentos exigidos para Exportação é indispensável para quem deseja evitar problemas ou atrasos nos processos.

Confira a lista dos principais documentos necessários para exportar.

1. Fatura Pro forma ou Proforma Invoice

Documento resultante do processo de negociação entre o exportador e o importador. A Fatura Pro Forma indicará os detalhes acordados daquela compra específica, com todas as informações pertencentes a ela.

2. Fatura Comercial ou Commercial Invoice

A Fatura Comercial ou, simplesmente, Invoice, é um documento de natureza contratual que espelha a operação de compra e venda entre o importador e o exportador.

Segundo a Receita Federal, a primeira via da fatura comercial será sempre a original. Ela pode ser emitida, assim como as demais vias, por qualquer processo (art. 559 do Regulamento Aduaneiro).

3. Romaneio de Carga ou Packing List

É um documento de embarque que discrimina todas as mercadorias embarcadas ou todos os componentes de uma carga em quantas partes estiver fracionada. Seu objetivo é facilitar a identificação e localização de qualquer produto dentro de um lote, além de ajudar a conferência da mercadoria por parte da fiscalização, tanto no embarque como no desembarque.

4. Nota Fiscal de Exportação (NF-E)

Documento importante e obrigatório na movimentação das mercadorias e, qualquer erro referente a ela pode causar grandes prejuízos. Nele, consta todas as informações sobre a sua mercadoria, para que desta forma ela possa circular desde o país de origem ao destino. Sendo assim, ela é primordial para realizar o despacho aduaneiro e ainda para o embarque.

5. DU-E (Declaração Única de Exportação)

É um documento eletrônico que contém informações de natureza aduaneira, administrativa, comercial, financeira, tributária, fiscal e logística, que caracterizam a operação de exportação dos bens por ela amparados e definem o enquadramento da operação; e serve de base para o despacho aduaneiro de exportação.

6. Conhecimento de Embarque

É um dos documentos mais importantes do Comércio Exterior, pois transmite a posse da mercadoria. Ele é emitido pela companhia responsável pelo transporte da mercadoria.

Independente do modal, ele serve para oficializar a contratação da operação do transporte internacional, comprovar o recebimento da carga na origem, além da obrigação de entregá-la no destino, constituindo a prova de posse e propriedade da mercadoria. Este documento recebe denominações de acordo com o meio de transporte utilizado. São exemplos: Air Waybill (Conhecimento Aéreo) e Bill of Lading (Conhecimento de embarque).

7. Apólice de Seguro de Transporte

É uma forma de proteger o transportador de alguns riscos no trajeto, como acidentes, roubos e avarias na carga. Esse seguro tem como objetivo cobrir possíveis danos e prejuízos causados à carga transportada, seja ela por vias aéreas, terrestres ou marítimas.

A contratação do seguro pode ser feita em apólices avulsas (uma por viagem) ou apólice aberta (que contempla várias viagens).

8. Certificado de Origem

É o documento (em papel ou digital) que assegura a origem da mercadoria, ou seja, ele certifica que a mercadoria foi elaborada utilizando os critérios de produção previamente estabelecidos, respeitando as regras de origem contidas no regime de origem.

No comércio exterior, é utilizado basicamente para concessão de preferência tarifária resultante de um acordo comercial.

9. Carta de Crédito (L/C)

Modalidade de pagamento que possui regulação internacional, além da intermediação de um ou mais bancos, de forma a garantir a segurança da transação comercial entre exportador e importador. Assim como os Incoterms, a Carta de Crédito também é regulada pela Câmara Internacional do Comércio.

Documentos de Pré Embarque

São considerados Documentos de Pré Embarque aqueles que devem ser emitidos pelo exportador e/ou obtidos de órgãos e entidades que participam do processo de exportação.

Nesta categoria, se enquadram os documentos necessários para circulação da mercadoria no país de origem e os documentos necessários para o embarque ao exterior.

Documentos necessários para circulação da mercadoria no país de origem são:

• Fatura Comercial ou Commercial Invoice;
• Romaneio de Carga ou Packing List;
• Nota fiscal de Exportação;
• Certificados adicionais, quando necessários.

Documentos necessários para o embarque ao exterior:

• Romaneio de Carga ou Packing List;
• Nota fiscal de exportação;
• DU-E (Declaração de Exportação) no Portal Siscomex;
• Certificado de Origem (Dependerá do acordo comercial entre os dois países, se houver);
• Conhecimento de embarque (emitido após o embarque).

Documentos de Pós Embarque

Aqui, se enquadram os documentos para negociação junto ao banco e os documentos contábeis. São eles:

• Fatura comercial;
• Conhecimento de embarque;
• Letra cambial ou saque;
• Carta de crédito (original);
• Fatura e/ou visto consular (Se houver);
• Certificados adicionais (quando necessário);
• Apólice ou certificado de seguro (caso a condição seja CIF);
• Borderô ou carta de entrega.

O que precisa definir nos Documentos de Exportação?

Os principais informações que precisam constar nos documentos de exportação são:

• Características do produto (especificações, aplicações, dentre outras);
• Embalagem para o transporte (tipo, material, peso, dimensões);
• Volume disponível para a exportação (para entrega única e programada);
• Preço (por unidade e total, na moeda da negociação);
• Prazo de entrega (em função da confirmação do pedido ou do recebimento da carta de crédito);
• Incoterm da Negociação.

Fluxo da exportação

É necessário que algumas etapas sejam cumpridas para que a exportação seja feita da maneira correta, respeitando leis e documentações exigidas. 

O fluxo nem sempre segue essa mesma sequência, podendo variar um pouco dependendo do caso, mas basicamente o fluxo de exportação é a seguinte:

Negociação e viabilidade financeira

A negociação é uma importante etapa para verificar a viabilidade financeira da operação. São diversos players com os quais o exportador tem a oportunidade de negociar, tais como despachantes aduaneiros, agentes de carga, trading companies, transportadoras e o próprio comprador, com quem negociará condições de pagamento da mercadoria, frete, responsabilidades e INCOTERMS (Termos Internacionais de Comércio).

Normas Nacionais e Internacionais

- RADAR

A primeira coisa exigida para que o exportador possa iniciar sua operação logística, é a criação do RADAR ( Registro e Rastreamento da Atuação dos Intervenientes Aduaneiros). RADAR é, basicamente, a habilitação para que a pessoa jurídica possa operar no Comércio Exterior.

Emissão de documentos

Após a negociação, com todos os dados do embarque em mãos, o exportador ou a empresa contratada por ele, deve emitir os seguintes documentos, dentro dos prazos acordados com as transportadoras e autoridades: Nota Fiscal, Invoice, Packing List e Conhecimento de Embarque. 

Licenças e certificados de Exportação

Os órgãos concordantes são responsáveis por analisar se as mercadorias que serão exportadas estão de acordo com o que diz a legislação. A autoridade possui até 30 dias para deferir ou não o pedido de licença.

Para não existir surpresas, é necessário simular o tratamento administrativo da mercadoria, consultando através da Nomenclatura Comum do Mercosul (NCM).

Declaração Única de Exportação (DU-E)

A elaboração da DU-E é realizada através do Portal Único e deve ser elaborada através da Nota Fiscal de Exportação. 

Atenção para alguns detalhes:

• Após emitida, a DU-E possui a validade de 15 dias, ou seja, o exportador tem 15 dias para seguir com o fluxograma de exportação.
• A mercadoria só poderá ser desembaraçada se a licença de exportação for deferida.

Câmbio de Exportação

Todo o montante recebido do exterior pelas exportações deve ser convertido em moeda nacional por meio da venda da moeda estrangeira.

O contrato de câmbio deve ser realizado com instituições como bancos e corretoras regularizadas pelo Banco Central, para isso é necessário documentações que se referem a mercadoria e a negociação entre importador e exportador.

Reserva de praça ou booking:

O agente de carga realiza o booking com a transportadora que irá coletar a carga, e com a companhia aérea ou marítima. Na sequência, serão definidos alguns prazos, também chamados de deadline. Toda documentação exigida para a exportação e a carga deverão estar prontas dentro desses prazos, caso contrário haverá multas ou cobranças de armazenagem (se a carga já estiver em propriedade de terceiros). 

Coleta da carga e recepção da carga no terminal: 

Após a reserva, preparação das documentações e da carga, é agendado a coleta da carga e entrega da mesma no terminal de embarque, onde aguardará com o depositário até ser apresentada para o despacho aduaneiro.

Apresentação da carga para despacho aduaneiro:

Após a coleta da carga e sua entrega no terminal portuário ou aeroportuário, aguarda-se que ela seja liberada pelas autoridades. “Toda mercadoria destinada ao exterior está sujeita ao despacho de exportação.”

Entrega da carga para a transportadora:

Por fim, a carga é liberada e entregue à transportadora que realizará o transporte internacional.

Follow up:

Após a liberação, a carga será embarcada conforme combinado com a companhia de transporte, a comunicação e atualização para o comprador. Este período é muito importante, pois haverá procedimentos burocráticos que ele precisará cumprir no destino.  

Chegada do embarque:

Na chegada do embarque o importador e seus representantes no destino são responsáveis por seguir as normas internacionais e realizar procedimentos burocráticos para a entrada da mercadoria no país.

Pós-venda:

A boa comunicação com o comprador após a venda é de extrema importância. Mostrar-se interessado em saber se o embarque chegou dentro do prazo esperado, se a mercadoria estava completa, se houveram avarias ou danos na carga, se a liberação foi rápida ou demorou no destino. Estas atitudes fortalecem o relacionamento e a lealdade entre as partes contratantes.

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Fonte: Fazcomex (16/12/22) e Conexos (03/09/20)

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