Certificação OEA: Requisitos necessários e linha do tempo Transligue
27 de Feb de 2023
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A Transligue conseguiu a Certificação OEA na modalidade Segurança e também o reconhecimento da Receita Federal como uma transportadora de baixo risco.
Para isso, foi preciso atender alguns requisitos exigidos. Confira quais foram eles e como foi todo o processo.
Requisitos Necessários para a certificação OEA
Requisitos de admissibilidade
São os objetivos elencados pelo Programa Brasileiro de OEA como sendo de cumprimento obrigatório por todos os operadores que estejam buscando a certificação, são eles:
- Adesão ao Domicílio Tributário Eletrônico (DTE);
- Adesão à Escrituração Contábil Digital (ECD), instituída pela IN RFB n° 1420/2013;
- Comprovação de Regularidade Fiscal, por meio da Certidão Negativa de Débitos Relativos a Créditos Tributários Federais e à Dívida Ativa da União (CND), nos termos da Portaria Conjunta RFB/PGFN n° 1751/2014;
- Inscrição no CNPJ e recolhimento de tributos federais há mais de 24 meses;
- Atuação como interveniente em atividade passível de certificação como OEA por, no mínimo, 24 meses;
- Autorização para o requerente operar em sua área de atuação, nos termos estabelecidos pelo órgão de controle específico, quando for o caso;
- Inexistência de indeferimento de pedido de certificação ao Programa OEA nos últimos 6 meses.
Critérios de elegibilidade
São condições que traduzem o grau de confiabilidade dos operadores. São eles:
• Histórico do cumprimento da legislação aduaneira: tem por objetivo evitar reincidência de infração à legislação aduaneira.
• Gestão da informação: Seu objetivo é assegurar disponibilidade e exatidão de registros comerciais relacionados com as operações de comércio exterior. Assegurar exatidão de informações de interesse aduaneiro declaradas.
• Solvência financeira: tem por finalidade manter e aperfeiçoar todos os controles ligados aos critérios do Programa.
• Política de recursos humanos: Visa evitar admissão ou manutenção de pessoal que represente ameaça à cadeia logística ou à conformidade aduaneira.
• Gerenciamento de riscos aduaneiros: Tem o objetivo de identificar, analisar, avaliar, priorizar, tratar e monitorar eventos capazes de afetar os objetivos relacionados com os critérios do Programa OEA.
Critérios de segurança
1. Segurança da carga
Tem como objetivos evitar a utilização de unidade de carga ou compartimento de carga adulterados e evitar violação de unidades de carga e de veículos de carga.
Subcritérios:
- Inspeção das unidades de carga e veículos
- Emprego de dispositivos de segurança
- Verificação da integridade da unidade de carga
- Transporte da carga
- Armazenamento de unidades de carga
2. Controle de acesso físico
Sua intenção é evitar o acesso não autorizado a áreas ou setores do estabelecimento.
Subcritérios:
- Controle de acesso de pessoas
- Identificação visual de pessoas
- Detecção e remoção de pessoas não autorizadas
- Controle de acesso de veículos
- Controle de chaves e dispositivos de acesso
3. Treinamento e conscientização de ameaças
Tem como meta, sensibilizar os funcionários acerca da segurança da cadeia.
Subcritérios:
- Conscientização de ameaças e identificação de vulnerabilidades
- Treinamento em segurança da cadeia logística
- Incentivo à participação em treinamentos
4. Segurança física das instalações
Seu objetivo é evitar acesso não autorizado a áreas ou setores do estabelecimento.
Subcritérios:
- Segurança perimetral e estruturas de separação
- Monitoramento das instalações
- Estacionamentos internos
- Iluminação das instalações
- Estrutura das instalações e dispositivos de travamento
5. Gestão de parceiros comerciais
Seu propósito é evitar parcerias que comprometam a segurança da cadeia logística internacional.
Subcritérios:
- Seleção de parceiros comerciais
- Monitoramento de parceiros comerciais
- Gestão das cadeias logísticas
Validação Física
Consiste na verificação das informações recebidas no processo de certificação, juntadas no QAA (Questionário de Autoavaliação) e obtidas por meio dos diferentes sistemas aos quais a RFB (Secretaria Especial da Receita Federal do Brasil) tem acesso, para formar convicção a respeito do cumprimento dos requisitos e critérios do Programa OEA.
O servidor responsável pela validação conduzirá as seguintes atividades:
- Breve apresentação sobre o Programa OEA;
- Abordagem dos pontos que contemplam o Plano de Validação;
- Entrevista com os funcionários envolvidos nos processos de trabalho, implementados para minimizar os riscos dos critérios estabelecidos no Programa;
- Coleta de evidências que eventualmente não foram juntadas de maneira satisfatória durante a instrução do processo;
- Formação de convicções sobre:
- Participação da alta administração no processo de gerenciamento de risco;
- Efetividade e aplicação dos processos de trabalho apresentados;
- Conhecimento dos princípios e objetivos do Programa OEA pelo funcionários.
- Encerramento e feedback aos representantes da empresa sobre a autorização da certificação ou o seu indeferimento.
Linha do Tempo Transligue
Começamos o nosso processo de certificação em agosto de 2017, com a contratação de uma consultoria para diagnósticos. Já no mês seguinte (09/17) os trabalhos de análise iniciaram. Após dois meses (11/17), os diagnósticos foram apresentados, já indicando quais requisitos a Transligue já atendia.
Em dezembro de 2017, iniciou o prazo para que a empresa se adequasse aos requisitos necessários. Porém, em março de 2020, o prazo foi suspenso devido a pandemia da Covid-19. Somente em fevereiro de 2021 é que o trabalho de adequação foi retomado, no mesmo mês, também houve a alteração do endereço da Filial de Itajaí/SC.
Em dezembro de 2021 foram finalizados os trabalhos de adequações e protocolo do requerimento. E em dezembro do ano seguinte (2022), foi realizada a auditoria de certificação OEA.
Pós-Certificação
Após conseguir se tornar um parceiro estratégico da Receita Federal , alguns monitoramentos dos OEA precisam ser realizados para que a certificação permaneça válida, são eles:
- Caberá ao OEA manter o atendimento aos requisitos e critérios necessários para a obtenção da certificação e às demais disposições constantes neste mesmo dispositivo normativo.
- As empresas OEA serão monitoradas periodicamente pela Receita Federal para certificar se estas mantém compromisso em relação aos objetivos, princípios, requisitos e critérios do Programa OEA;
- O monitoramento ocorrerá via sistema da RFB, fontes públicas, contato de servidor responsável pelo monitoramento com o OEA; Alertas ou informações encaminhadas ao CeOEA ou às EqOEA pelo próprio OEA; ou Comunicações encaminhadas ao CeOEA ou às EqOEA por qualquer área da RFB ou organismo externo.
- Caso seja verificado o não atendimento das condições para permanência no Programa OEA, o OEA poderá ser excluído do Programa de forma temporária ou definitiva.
Considerações
Algumas considerações foram feitas durante todo esse processo de certificação, e podemos ressaltar alguns pontos positivos como por exemplo:
- Ótimo feedback dos clientes ao saberem da nossa intenção em sermos OEA;
- Engajamento da equipe em desenvolver os processos;
- Participação nos treinamentos.
Saiba mais sobre a certificação OEA aqui.
Fonte: RFB